Heute stelle ich eine Beispiel-Datei für Microsoft^® PowerPoint^® 2003 zur Verfügung, die das Einbinden von Flash^® in PowerPoint vereinfachen kann – sofern die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• PowerPoint unter Microsoft Windows (auf einem Mac klappt das nicht!)
• Makros sind in PowerPoint aktiviert (Einzustellen im Menü unter: Extras / Makro / Sicherheit…)
• Der aktuelle Flash-Player ist als ActiveX-Steuerung installiert (Den Link get.adobe.com/de/flashplayer/ mit dem Internet Explorer aufrufen)
• Die Flash-Datei und die PowerPoint-Datei befinden sich im selben Dateiverzeichnis

Schritt 1: Beispiel-Datei herunterladen und entpacken

Download-Link: flash-in-powerpoint-2003.zip
Bitte laden Sie die Datei herunter und entpacken Sie das Zip-Archiv. Wichtig ist, dass die beiden Dateien ‘flash.swf’ und ‘flash-in-powerpoint-2003.ppt’ im selben Ordner liegen.

Schritt 2: Beispiel-Datei öffnen und ansehen

Öffnen Sie die Datei ‘flash-in-powerpoint-2003.ppt’ und starten Sie die Bildschirmpräsentation (Funktionstaste F5).

Auf der ersten Folie ist eine Flash-Animation zu sehen (falls nicht, dann checken Sie noch einmal die oben genannten Voraussetzungen).

Auf der zweiten Folie sehen Sie eine Kopie des Flash-Objektes von Folie 1. Dieses Objekt wird durch ein Makro automatisch zurückgespult und neu gestartet, sobald die Folie im Präsentationsmodus angezeigt wird.

Auf der dritten Folie sehen Sie eine weitere Kopie des Flash-Objektes. Dieses Objekt ist von einem weißen Rechteck verdeckt. Damit soll erreicht werden, dass beim Neustart der Animation kein störendes Blitzen zu sehen ist.

Bitte blättern Sie eine Weile vor und zurück und beobachten Sie das Verhalten der Flash-Objekte. Auf den Folien 2 und 3 sollte die Animation immer von vorn beginnen. Auf der ersten Folie wird die Animation an der Stelle fortgesetzt, an der sie unterbrochen wurde.

Schritt 3: Beispiel-Datei bearbeiten

Selbstverständlich können Sie die Datei an Ihre Bedürfnisse anpassen. Um beispielsweise eine andere Flash-Datei einzubinden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Flash-Objekt und wählen dann “Eigenschaften”.

Im sich nun öffnenden Eigenschaften-Fenster tragen Sie in der Zeile “Movie” den Dateinamen Ihrer Flash-Datei (*.swf) ein. Auch hier gilt: Ihre Datei muss zusammen mit der PowerPoint-Datei im selben Ordner liegen.

Geht das nicht auch einfacher?

Ja. In PowerPoint 2010 lassen sich SWF-Dateien direkt als Video einfügen.

Was für ein Zufall: Auf den Tag genau vor 20 Jahren, am 24. August 1988, hatte ich ihn unterschrieben und beim Finanzamt abgegeben. Als Art des Betriebes gab ich damals AV-Designer an, was ich mit ‘Erstellen von Drehbüchern, Storyboards etc. für den Bereich AudioVision’ näher erläuterte. Offenbar hatte das holprige Amtsdeutsch, in dem das Formular verfasst war, meine Wortwahl geprägt…

Und was für ein schönes Jubiläum! Darauf werde ich heute Abend einen guten Tropfen trinken und an meine ganz persönliche Gründerzeit zurückdenken. Der 20 Jahre alte Bruichladdich Islay Single Malt (Foto) wird es nicht sein, aber vielleicht ein irischer Connemara (Cask Strength, 58,6 %) oder ein schottischer Royal Lochnagar? Diese Frage beantworte ich ab morgen gern in den Kommentaren.

Shortcuts und Tastenkombinationen bei der Texteingabe

• Eingabetaste (enter)
  beginnt einen neuen Absatz bzw. einen neuen Aufzählungspunkt
• Umschalttaste+Eingabetaste (shift+enter)
  erzeugt einen Zeilenumbruch in PowerPoint, ohne dass ein neuer Absatz oder ein Aufzählungspunkt begonnen wird
• Strg+Eingabetaste (ctrl+enter)
  wenn sich der Cursor in keinem Textfeld befindet: Cursor springt in den Titelplatzhalter
• Strg+Eingabetaste (ctrl+enter)
  wenn sich der Cursor im Titelplatzhalter befindet: Cursor springt in den Textplatzhalter
• Strg+Eingabetaste (ctrl+enter)
  wenn sich der Cursor im Textplatzhalter befindet: erzeugt eine neue, leere Folie
• Tabulator (tab)
  wenn sich der Cursor am Anfang der Zeile befindet und ein Aufzählungspunkt definiert ist: vergrößert den Einzug. Alternativ: Umschalttaste+Alt+Pfeil nach rechts (shift+alt+right arrow)
• Tabulator (tab)
  wenn sich der Cursor nicht am Anfang der Zeile befindet: springt zum nächsten Tabulator
• Umschalttaste+Tabulator (shift+tab)
  wenn sich der Cursor am Anfang der Zeile befindet und ein Aufzählungspunkt definiert ist: verkleinert den Einzug. Alternativ: Umschalttaste+Alt+Pfeil nach links (shift+alt+left arrow)
• Umschalttaste+Tabulator (shift+tab)
  wenn sich der Cursor nicht am Anfang der Zeile befindet: springt zum vorherigen Tabulator

Hinweis: wenn im Textplatzhalter eine Gliederungsebene kein Aufzählungszeichen hat, dann ist in dieser Ebene die Tabulator-Taste, mit der man den Einzug vergrößern oder verkleinern kann, wirkungslos.
In diesem Fall muss man über die Formatsymbolleiste die Befehle Einzug verkleinern / vergrößern anwählen.

Da ich immer wieder nach Tipps und Tricks zu PowerPoint gefragt werde, beginne ich heute eine kleine Artikelreihe zu diesem Thema:

Shortcuts und Tastenkombinationen während der Bildschirmpräsentation

• Funktionstaste F5
  startet die Bildschirmpräsentation mit der ersten Folie
• Umschalttaste+Funktionstaste F5 (shift+F5)
  startet die Bildschirmpräsentation ab der aktuellen Folie (neu ab PowerPoint 2003)
• ESC, – (minus) oder Strg+Untbr (ctrl+break)
  bricht die Präsentation ab
• Pos1 (home) springt zur ersten Folie
• Ende (end) springt zur letzten Folie
• Leertaste (spacebar), Pfeil nach rechts (right arrow), Eingabetaste (enter), Pfeil nach unten (arrow down), Bild nach unten (page down) oder N geht zur nächsten Folie bzw. führt den nächsten Animationsschritt aus
• Rücktaste (backspace), Pfeil nach links (left arrow), Pfeil nach oben (arrow up), Bild nach oben (page up) oder P geht eine Folie zurück bzw. springt einen Animationsschritt zurück
• Foliennummer <n> (blind eintippen) und danach die Eingabetaste
  springt direkt zur Folie <n>
• S oder + (plus)
  stoppt bzw. setzt automatisch ablaufende Präsentationen fort (vergleichbar mit Pause/Play bei einem CD-Player)
• Strg+S (ctrl+s)
  blendet das Dialogfeld “Alle Folien” ein, mit dem eine Folie ausgewählt werden kann (für das Publikum sichtbar)
• B oder . (Punkt)
  schaltet den Bildschirm schwarz (ein/aus)
• W oder , (Komma)
  schaltet den Bildschirm weiß (ein/aus)
• Funktionstaste F1
  blendet die “Hilfe zur Bildschirmpräsentation” ein (für das Publikum sichtbar)

Im folgenden Artikel werde ich arbeitserleichternde Tastenkombinationen beim Arbeiten in der Folienansicht (Normalansicht) beschreiben.

Um diesem Dilemma zu entgehen, bietet es sich an, Flash-Animationen in PowerPoint einzubetten und die Vorteile beider Programme miteinander zu verbinden. Das klappt nur auf Windows^®-Systemen, da nur diese die ActiveX^®-Technologie von Microsoft unterstützen.

Ok, wie bekommt man nun Flash in PowerPoint?

Schritt 1: im PowerPoint-Menü unter Ansicht / Symbolleisten die “Steuerelement-Toolbox” wählen.

Schritt 2: in dieser Toolbox den letzten Button unten rechts
(Weitere Steuerelemente) anklicken.

Schritt 3: aus der nun erscheinenden Liste “Shockwave Flash Object” auswählen:

Schritt 4: mit der Maus (der Mauszeiger hat sich in ein Kreuz verwandelt) ein Rechteck als Platzhalter für die Flash-Animation zeichnen.

Schritt 5: den “Shockwave Flash Object”-Platzhalter mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü “Eigenschaften” wählen:

Schritt 6: im Eigenschaften-Fenster zunächst die erste Zeile (Benutzerdefiniert) anklicken, dann den Button mit den 3 Punkten (…):

Schritt 7: schließlich das Flash-Eigenschaften-Formular ausfüllen. Als Film-URL muss der vollständige Pfad zur swf-Datei angegeben werden. Wenn diese Datei sich im selben Ordner befindet, wie die PowerPoint-Datei, dann reicht die Angabe des Dateinamens mit vorangestelltem “./” (siehe Beispiel). Noch ein paar Häkchen setzen, mit OK bestätigen, und wir sind fertig:

Die Flash-Animation lässt sich wie ein Bild in PowerPoint positionieren und skalieren. Jedoch will ich an dieser Stelle nicht verheimlichen, dass im Wechselspiel zwischen Flash und PowerPoint ein paar neue Probleme auftreten, die sich mit Makros und anderen Tricks lösen lassen. Doch dazu in einem folgenden Artikel mehr.

Geht das nicht auch einfacher?

Ja. Das PowerPoint Add-In Flash-Toolbar hilft beim Import und bei der Verwaltung von Flash-Animationen. Information, Download und Kauf: www.internalsupport.net/IN-SHOP-FLASH.HT…

Noch einfacher in der Bedienung und sogar kostenlos ist das PowerPoint Add-In Swiff Point Player: www.globfx.com/products/swfpoint/

Wählen Sie im Menü unter Format die Funktion Schriftarten ersetzen… Daraufhin erscheint dieses Fenster:

In der oberen Liste stehen alle Schriften zur Auswahl, die in der Datei aktuell verwendet werden. Die untere Liste zeigt alle auf Ihrem Rechner verfügbare Schriften an. Ein Fragezeichen kennzeichnet Schriften, die zwar in der PowerPoint-Datei eingesetzt wurden, aber nicht auf Ihrem Rechner installiert sind:

Um eine Schriftart zu ersetzen, wählen Sie diese zunächst in der oberen Liste aus und wählen dann die neue Schriftart in der unteren. Ein Klick auf den Button Ersetzen führt die Aktion aus.

Sonderfall: “Double-Byte”-Schriftarten

Schwierig wird es mit asiatischen Schriften oder mit der “Arial Unicode MS”: wenn Sie versuchen, eine dieser Schriftarten z.B. durch die normale “Arial” zu ersetzen, dann werden Ihnen entweder kaum Ersatzschriftarten angeboten, oder es erscheint diese Fehlermeldung:

Sie haben eine “Single-Byte”-Schriftart gewählt, um eine “Double-Byte”-Schriftart zu ersetzen. Wählen Sie bitte eine “Double-Byte”-Schriftart.

In diesem Fall hilft ein Insider-Tipp weiter, den ich auf der Website www.ppt-faq.de gefunden habe: im Skript-Editor (unter Extras / Makro / Microsoft Skript-Editor) lassen sich alle Folien im XML-Format bearbeiten. Mit der Editor-Funktion Ersetzen (unter Bearbeiten / Suchen und Ersetzen) können im XML-Code beispielsweise alle Vorkommen von “Arial Unicode MS” durch das Wort “Arial” ersetzt werden. Problem gelöst!
Eine ausführliche Anleitung gibt es auf www.ppt-faq.de.

Ich gebe zu, dass ich bei Vertreterbesuch meist etwas reserviert und zurückhaltend bin. Andererseits freue ich mich über neue Impulse und Ideen, die mir helfen, Präsentationen spannender zu gestalten. Ich beginne darüber nachzudenken, wie ich ein Whiteboard mit PC-Anschluss für die anstehende Tagung eines Kunden zweckentfremden kann…

Gleich zu Beginn der Produktpräsentation muss ich lachen: Herr Rumohr hat das TeamBoard aufgebaut, an sein Notebook angeschlossen und eine kleine Skizze auf die weiße Fläche gezeichnet. Mit einem Microfasertuch (gehört zum Lieferumfang) wischt er das Whiteboard wieder blank – und dabei erinnert er mich an diese Verkäufer auf Straßenfesten, die seltsam aufgemotzte Autos wienern und damit Autopolitur aus der Weltraumforschung verkaufen wollen. Aber ich habe verstanden: TeamBoard ist ein ganz normales Whiteboard, das sich aufgrund seiner Beschichtung (Teflon?) besonders leicht reinigen lässt.

Aber es kann noch mehr, wie die Action Bar vermuten lässt:

Diese Button-Leiste befindet sich an der Unterkante des Whiteboards und kommt zum Einsatz, wenn es an einen Computer angeschlossen wird.

Alles, was auf der weißen Fläche gezeichnet oder geschrieben wird, erscheint zeitgleich auf dem Bildschirm des Rechners. So ist es beispielsweise möglich, die Inhalte parallel auf eine große Leinwand zu projizieren (ideal für große Auditorien). Und natürlich können die Inhalte später gespeichert, z.B. in PowerPoint^® importiert, beliebig bearbeitet und gemailt werden. Etwas umständlich finde ich, dass man dem Computer über die Action Bar mitteilen muss, mit welcher Farbe gerade gezeichnet wird. Auch ist das Löschen einer Zeichnung am Computer einfacher, als auf dem Whiteboard (trotz Spezialbeschichtung und Microfasertuch).

Joachim Rumohr wischt meine Einwände mit einer Handbewegung beiseite und baut einen Projektor auf. Dieser projiziert das Bild des Notebooks auf die weiße Fläche, die auf diese Weise zu einer berührungsempfindlichen Leinwand (Touchscreen) geworden ist. Jetzt kann man einfach mit seinem Zeigefinger oder mit dem mitgelieferten Blanko-Stift auf der Bildfläche zeichnen und so das projizierte Bild verändern. Darüber hinaus ist es möglich, wie bei jedem Touchscreen, den Mauszeiger zu steuern und Programme zu bedienen. Damit steigt die Zahl der Einsatzmöglichkeiten sprunghaft ins Unendliche – und ich bin tatsächlich ein wenig beeindruckt.

Fassen wir zusammen:

• TeamBoard ist ein Whiteboard mit PC-Anschluss
• ideal für den Einbau in Konferenz- und Schulungsräume
• besonders leicht zu reinigen
• Speichern und Weiterverarbeiten der Inhalte via PC
• “interaktives” Präsentieren bei Nutzung als Touchscreen
  (Projektor erforderlich)

Weitere Nutzungsmöglichkeiten:

• geeignet für große Auditorien, wenn die Inhalte parallel auf eine große Leinwand projiziert werden
• Spiel- und Lernprogramme für Schulklassen (lebendige Tafel)
• Spiele für Veranstaltungen und Messen (Live-Shows)
• optimale Aktivierung und Einbeziehung des Publikums bei Präsentationen (lebendige Leinwand)

Das Produkt ist über www.teamboard.de zu beziehen.
Alle Fotos wurden von TeamBoard [Germany] zur Verfügung gestellt.

Mit einer Art “Joystick”, den man mit dem Daumen bedient, wird der Mauszeiger gesteuert. Zwei Tasten repräsentieren den Links- und Rechts-Klick, an der Seite der Fernbedienung kann über ein Scroll-Rad die Lautstärke der Audiowiedergabe eingestellt werden.
Eine Umschaltfunktion ermöglicht die doppelte Belegung der Tasten. Ist sie aktiv, kann zum Beispiel zusätzlich der Mediaplayer gestartet, wieder angehalten oder beendet werden. Als Bonus ist in das Gerät noch ein Laserpointer integriert, der jedoch nicht besonders lichtstark ist.

Eine optional erhältliche Software (kostenloser Download*: für Mac OS X / für Windows) macht die Flexibilität dieser Funk-Fernbedienung perfekt: mit ihr kann die Tastenbelegung des Bedienteils frei programmiert und in Profilen abgespeichert werden. Für Interessierte und Power-User biete ich hier ein optimiertes PowerPoint-Profil zum Download an. Damit ist es unter anderem möglich, die B-Taste anzusprechen, um während der Präsentation den Bildschirm schwarz schalten zu können.

Neu: Keyspan “Easy Presenter”

Die enorme Flexibilität des Presentation Remote hat aber auch einen Haken: wenn versehentlich die Umschalttaste gedrückt wurde, verhält sich die Fernbedienung möglicherweise anders, als erwartet. Und das kann Ungeübte schon mal aus dem Konzept bringen.

Wer auf die Maussteuerung verzichten kann, es etwas einfacher und damit sicherer mag, dem empfehle ich das neue Modell “Easy Presenter”. Diese Funk-Fernbedienung arbeitet technisch genauso, wie ihre Vorgängerin.
Es gibt keine Doppelbelegung, alle für eine Präsentation relevanten Funktionen lassen sich direkt über deutlich beschriftete Tasten abrufen:

• Präsentation starten (F5-Taste)
• Folie weiter und zurück schalten
• Bild schwarz schalten (B-Taste)
• Audiowiedergabe lauter, leiser oder stumm schalten
• Präsentation beenden (Esc-Taste)

Auch in dieses Gerät ist ein Laserpointer eingebaut.

Bezugsquelle in Deutschland: format.de Distribution GmbH

* Update: Keyspan bietet die Software leider nicht mehr zum Download an.

Auf einer besonderen Download-Seite werden hervorragende Texte unter anderem zu den Themen Rhetorik und Präsentation kostenlos zur Verfügung gestellt. Als erstes stach mir das PDF-Dokument “ABC der wirkungsvollen Präsentation” ins Auge: 26 Weis- und Wahrheiten zum Thema. Manche ließen mich schmunzeln, andere lösten einen überraschenden Aha-Effekt aus.

Hier ein Textauszug, den ich zu 100 % unterschreibe:

B = Begeisterung
Die authentische (= echte) Begeisterung des Redners muss man spüren. [...] Der bekannte Leitsatz des heiligen Augustinus trifft nach wie vor zu: Nur wer selbst brennt, kann andere entzünden! Deshalb kommt der Begeisterung, dem Engagement, dem großen Einsatz gerade beim Präsentieren ein sehr hoher Stellenwert zu. Nur wer selbst motiviert und begeistert ist, der kann auch andere motivieren, begeistern, überzeugen und zu Taten veranlassen.

Quelle: ABC der wirkungsvollen Präsentation
von Reiner Kreutzmann, Schönherr GmbH, Seevetal

Neben dem zeitgemäßen Design auf Basis des Templates Rin ist die Technologie im Hintergrund erwähnenswert: Ich setze die Weblog-Software WordPress als einfaches Content Management System (CMS) ein. Damit ist es mir leichter möglich, die Seite aktuell zu halten. Und so ganz nebenbei ist aus www.fastagent.de auch ein Blog geworden…

Mein Dank gilt Perun, der mich mit seinem Artikel darauf brachte, WordPress auf diese Weise zu nutzen.

Nachtrag: Diesen zweiten Artikel von Perun will ich nicht unterschlagen: www.perun.net/2005/07/09/wordpress-als-c…